Privacy Notice (Adults) Eng & Welsh
Privacy Notice
The practice aims to meet the requirements of the Data Protection Act 2018, the United Kingdom General Data Protection Regulation (UK GDPR), the guidelines on the Information Commissioner’s (ICO) website as well as our professional guidelines and requirements.
John Vaughan is the data controller, the Information Governance Lead and also the Data Protection Officer.
This Privacy Notice is available on the practice website at www.thevillagedentalpractice.com and at reception by calling 01792 814734.
You will be asked to provide personal information when joining the practice. The purpose of processing your personal data is to provide you with optimum dental health care and prevention.
The categories and examples of data we process are:
-
Personal data for the provision of dental health care
-
Personal data for the purposes of providing treatment plans, recall appointments, reminders or estimates
-
Personal data such as details of family members for the provision of health care to children or for emergency contact details
-
Personal data for the purposes of employed and self-employed team members employment and engagement respective
-
Personal data for the purposes of [direct mail/email/text/other] to inform you of important announcements or about new treatments or services
-
Personal data - IP addresses so that we can understand our patients better and inform our marketing approach as well as improve the web site experience
-
Special category data including health records for the purposes of the delivery of health care and meeting our legal obligations
-
Special category data including health records
-
Special category data to meet the requirements of the Equality Act 2010
-
Special category data details of criminal record checks for employees and contracted team members
We minimise the data that we keep, and do not keep it for longer than necessary.
We never pass your personal details to a third party unless we have a contract for them to process data on our behalf and will otherwise keep it confidential. If we intend to refer a patient to another practitioner or to secondary care such as a hospital, we will gain the individual’s permission before the referral is made and the personal data is shared. Your data will be shared with the NHS if you are having NHS treatment.
-
Personal data is stored in the UK whether in digital or hard copy format
-
Personal data is obtained when a patient joins the practice and when a patient is referred to the practice
For full details or where your data is stored, please ask to see Information Governance Procedures (M 217C).
We have established the following lawful bases for processing your data:
Our lawful bases for processing personal data:
The legitimate interests of the dental practice
-
Processing is necessary for the performance of a contract with the data subject or to take steps to
-
enter into a contract
-
Consent of the data subject
-
To comply with our legal obligations
Our Article 9 conditions for processing special category data:
-
Processing is necessary for health care purposes
-
Processing necessary for identifying or keeping under review the existence or absence of equality
of opportunity or treatment between groups of people with the view to enabling such equality to
be promoted or maintained
-
We obtain consent of the data subject to process criminal record checks
The reasons we process the data include:
-
To maintain your contemporaneous clinical records
-
To provide you with dental treatment, prevention and oral health advice
-
To carry out financial transactions with you
-
To manage your NHS dental care treatment
-
To send your personal data to the General Dental Council or other authority as required by law
-
To communicate with you as and when required including appointment reminders, treatment plans, estimates and other communications about your treatment or the practice
-
To communicate with your next of kin in an emergency
-
If a parent or carer to communicate with you about the person you parent or care for
-
To refer you to other dentists or doctors and health professionals as required
-
To obtain criminal record disclosures for team members
-
For debt recovery
-
To continually improve the care and service you receive from us
The personal data we process includes:
Your name, address, gender, date of birth, NHS number, medical history, dental history, family medical history, family contact details, marital status financial details for processing payment, your doctor’s details and details of treatment at the practice. We may process more sensitive special category data including ethnicity, race, religion, or sexual orientation so that we can meet our obligations under the Equality Act 2010, or for example to modify treatment to suit your religion and to meet any NHS obligations.
The retention period for special data in patient records is a minimum of 11 years and may be longer for complex records or to meet our legal requirements. The retention period for other personal data is 2 years after it was last processed. Details of retention periods are available in the Record Retention (M 215) procedure available from the practice.
We obtain your personal details when you enquire about our care and service, when you join the practice, when you complete a registration or medical history form and when another practitioner refers you for treatment at our practice. Occasionally patients are referred to us from other official sources such as NHS clinics or hospitals.
You have the following personal data rights:
-
The right to be informed about the collection and use of your personal data
-
The right of access – to have a copy of the data we hold about you. Generally, we will not charge for this service
-
The right to rectification - to correct the data we have if it is inaccurate or incomplete
-
The right to deletion of your personal data (clinical records must be retained for a certain time period)
-
The right to restrict processing of your personal data
-
The right to data portability – to have your data transferred to someone else
-
The right to object to the processing of your personal data
-
Rights in relation to automated decision making and profiling
Further details of these rights can be seen in our Information Governance Procedures (M 217C) or at the Information Commissioner’s website. Here are some practical examples of your rights:
-
If you are a patient of the practice you have the right to withdraw consent for important notifications, newsletters, surveys or marketing. You can inform us to correct errors in your personal details or withdraw consent from communication methods such as telephone, email or text. You have the right to obtain a free copy of your patient records within one month
-
If you are not a patient of the practice you have the right to withdraw consent for processing personal data, to have a free copy of it within one month, to correct errors in it or to ask us to delete it. You can also withdraw consent from communication methods such as telephone, email or text
We have carried out a Privacy Impact Assessment in Sensitive Information Map, PIA and Risk Assessment (M 217Q) and you can request a copy from the details below. The details of how we ensure security of personal data is in our Security Risk Assessment (M 217M) and Information Governance Procedures (M 217C).
Comments, suggestions and complaints
Please contact the IG Lead at the practice for a comment, suggestion or a complaint about your data processing at thevillagedentalpractice@gmail.com, or 01792 814734 or by writing to or visiting the practice at 61 New Road, Skewen, Neath, SA10 6HA. We take complaints very seriously.
If you are unhappy with our response or if you need any advice you should contact the Information Commissioner’s Office (ICO). Their telephone number is 0303 123 1113, you can also chat online with an advisor. The ICO can investigate your claim and take action against anyone who’s misused personal data. You can also visit their website for information on how to make a data protection complaint.
Related practice procedures
You can also use these contact details to request copies of the following practice policies or procedures:
-
Data Protection and Information Security Policy (M 233-DPT), Consent Policy (M 233-CNS)
-
Sensitive Information Map, PIA and Risk Assessment (M 217Q), Information Governance
Procedures (M 217C), Record Retention (M 215)
If you have an enquiry or a request, please contact the Information Governance Lead: John Vaughan The Village Dental Practice,
61 New road, Skewen SA10 6HA,
Email: thevillagedentalpractice@gmail.com,
Phone: 01792 814734. Thank you.
updated 04/02/2025
Hysbysiad Preifatrwydd Cleifion
Nod y ddeintyddfa yw bodloni gofynion Deddf Diogelu Data 2018, Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), y canllawiau ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), yn ogystal â'n canllawiau a'n gofynion proffesiynol.
John Vaughan yw'r rheolwr data, yr Arweinydd Llywodraethu Gwybodaeth, a'r Swyddog Diogelu Data.
Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn ar gael ar wefan y ddeintyddfa ar www.thevillagedentalpractice.com ac yn y dderbynfa drwy ffonio 01792 814734.
Gofynnir i chi ddarparu gwybodaeth bersonol wrth ymuno â'r ddeintyddfa. Pwrpas prosesu'ch data personol yw darparu'r gofal a'r ataliad iechyd deintyddol gorau posibl i chi.
Y categorïau a'r enghreifftiau o ddata rydym yn eu prosesu yw:
- Data personol ar gyfer darparu gofal iechyd deintyddol
- Data personol at ddibenion darparu cynlluniau triniaeth, apwyntiadau adalw, nodiadau atgoffa neu amcangyfrifon
- Data personol fel manylion aelodau'r teulu ar gyfer darparu gofal iechyd i blant neu ar gyfer manylion cyswllt brys
- Data personol at ddibenion cyflogi aelodau tîm cyflogedig a hunangyflogedig ac ymgysylltu perthnasol
- Data personol at ddibenion post uniongyrchol/e-bost/neges destun i'ch hysbysu am gyhoeddiadau pwysig neu am driniaethau neu wasanaethau newydd
- Data personol – cyfeiriadau IP fel y gallwn ddeall ein cleifion yn well a llywio ein dull marchnata yn ogystal â gwella profiad o’r wefan
- Data categori arbennig, gan gynnwys cofnodion iechyd at ddibenion darparu gofal iechyd a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol
- Data categori arbennig, gan gynnwys cofnodion iechyd
- Data categori arbennig i fodloni gofynion Deddf Cydraddoldeb 2010
- Manylion data categori arbennig gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer gweithwyr ac aelodau tîm dan gontract
Rydym yn lleihau'r data yr ydym yn ei gadw ac nid ydym yn ei gadw am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol.
Ni fyddwn byth yn trosglwyddo eich manylion personol i drydydd parti oni bai bod gennym gontract iddynt brosesu data ar ein rhan a byddwn fel arall yn ei chadw'n gyfrinachol. Os ydym yn bwriadu atgyfeirio claf at ymarferydd arall neu at ofal eilaidd fel ysbyty, byddwn yn cael caniatâd yr unigolyn cyn i'r atgyfeiriad gael ei wneud a bod y data personol yn cael ei rannu. Bydd eich data yn cael ei rannu gyda'r GIG os ydych yn cael triniaeth gan y GIG.
- Mae data personol yn cael ei storio yn y Deyrnas Unedig, boed hynny ar ffurf copi digidol neu galed.
- Ceir data personol pan fydd claf yn ymuno â'r ddeintyddfa a phan fydd claf yn cael ei gyfeirio at y ddeintyddfa.
I gael manylion llawn neu i ddod o hyd i ble mae'ch data'n cael ei storio, gofynnwch am weld y Gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth (M 217C).
Rydym wedi sefydlu'r seiliau cyfreithlon canlynol ar gyfer prosesu eich data:
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol:
- Buddiannau cyfreithlon y ddeintyddfa
- Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni contract gyda gwrthrych y data neu i gymryd camau i ymrwymo i gontract
- Caniatâd gwrthrych data
- I gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol
Ein hamodau Erthygl 9 ar gyfer prosesu data categori arbennig:
- Mae'r prosesu'n angenrheidiol at ddibenion gofal iechyd
- Mae’r prosesu'n angenrheidiol i nodi neu gadw golwg ar fodolaeth neu absenoldeb cyfle neu driniaeth gyfartal rhwng grwpiau o bobl gyda'r bwriad o alluogi hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb o'r fath
- Rydym yn cael caniatâd gan y testun data yn amodol ar brosesu gwiriadau cofnodion troseddol
Mae ein rhesymau dros brosesu'r data yn cynnwys:
- Cynnal eich cofnodion clinigol cyfoes
- Darparu triniaeth ddeintyddol, atal a chyngor iechyd y geg i chi
- Cynnal trafodion ariannol gyda chi
- Rheoli eich triniaeth gofal deintyddol GIG
- Anfon eich data personol at y Cyngor Deintyddol Cyffredinol neu awdurdod arall fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith
- Cyfathrebu â chi yn ôl yr angen gan gynnwys nodiadau atgoffa apwyntiadau, cynlluniau triniaeth, amcangyfrifon a chyfathrebiadau eraill am eich triniaeth neu'r practis
- Cyfathrebu â'ch perthynas agosaf mewn argyfwng
- Os yw rhiant neu ofalwr yn cyfathrebu â chi am y person rydych chi'n rhiant iddo neu'n gofalu amdano
- Eich cyfeirio at ddeintyddion neu feddygon a gweithwyr iechyd proffesiynol eraill yn ôl yr angen
- Cael datgeliadau cofnodion troseddol ar gyfer aelodau'r tîm
- Ar gyfer adennill dyledion
- Gwella'r gofal a'r gwasanaeth rydych chi'n ei dderbyn gennym ni yn barhaus
Mae'r data personol rydym yn ei brosesu yn cynnwys:
Eich enw, cyfeiriad, rhyw, dyddiad geni, rhif GIG, hanes meddygol, hanes deintyddol, hanes meddygol teuluol, manylion cyswllt teuluol, manylion ariannol, statws priodasol ar gyfer prosesu taliadau, manylion eich meddyg a manylion triniaeth yn y feddygfa. Efallai y byddwn yn prosesu data categori arbennig mwy sensitif gan gynnwys ethnigrwydd, hil, crefydd, neu gyfeiriadedd rhywiol fel y gallwn gyflawni ein rhwymedigaethau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, neu er enghraifft i addasu triniaeth i gyd-fynd â'ch crefydd ac i fodloni unrhyw rwymedigaethau'r GIG.
Mae'r cyfnod cadw ar gyfer data arbennig yng nghofnodion cleifion o leiaf 11 mlynedd a gall fod yn hirach ar gyfer cofnodion cymhleth neu i fodloni ein gofynion cyfreithiol. Y cyfnod cadw ar gyfer data personol arall yw 2 flynedd ar ôl iddo gael ei brosesu ddiwethaf. Mae manylion y cyfnodau cadw ar gael yn y weithdrefn Cadw Cofnodion (M 215) sydd ar gael gan y practis.
Rydym yn cael eich manylion personol pan fyddwch yn holi am ein gofal a'n gwasanaeth, pan fyddwch yn ymuno â'r practis, pan fyddwch yn llenwi ffurflen gofrestru neu hanes meddygol a phan fydd ymarferydd arall yn eich cyfeirio am driniaeth yn ein practis. O bryd i'w gilydd, caiff cleifion eu cyfeirio atom o ffynonellau swyddogol eraill fel clinigau neu ysbytai’r GIG.
Mae gennych yr hawliau data personol canlynol:
- Yr hawl i gael gwybod am gasglu a defnyddio eich data personol
- Yr hawl i gael mynediad – i gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi. Yn gyffredinol, ni fyddwn yn codi tâl am y gwasanaeth hwn
- Yr hawl i gywiro - cywiro'r data sydd gennym os yw'n anghywir neu'n anghyflawn
- Yr hawl i ddileu eich data personol (rhaid cadw cofnodion clinigol am gyfnod penodol o amser)
- Yr hawl i gyfyngu ar brosesu eich data personol
- Yr hawl i gludadwyedd data – er mwyn ein galluogi i drosglwyddo’ch data i rywun arall
- Yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol
- Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd
Mae rhagor o fanylion am yr hawliau hyn i’w gweld yn ein Gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth (M 217C) neu arwefan y Comisiynydd Gwybodaeth. Dyma rai enghreifftiau ymarferol o’ch hawliau:
- Os ydych yn glaf yn y feddygfa, mae gennych yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl ar gyfer hysbysiadau pwysig, cylchlythyrau, arolygon neu farchnata. Gallwch ein hysbysu i gywiro gwallau yn eich manylion personol neu dynnu caniatâd yn ôl o ddulliau cyfathrebu megis dros y ffôn, e-bost neu neges destun. Mae gennych yr hawl i gael copi am ddim o'ch cofnodion claf o fewn mis
- Os nad ydych yn glaf yn y feddygfa, mae gennych yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl ar gyfer prosesu data personol, i gael copi am ddim ohono o fewn mis, i gywiro gwallau ynddo neu i ofyn i ni ei ddileu. Gallwch hefyd dynnu caniatâd yn ôl o ddulliau cyfathrebu megis dros y ffôn, e-bost neu neges destun.
Rydym wedi cynnal Asesiad o’r Effaith ar Breifatrwydd mewn Map Gwybodaeth Sensitif, PIA ac Asesiad Risg (M 217Q) a gallwch ofyn am gopi o’r manylion isod. Mae’r manylion ynghylch sut rydym yn sicrhau diogelwch data personol yn ein Hasesiad Risg Diogelwch (M 217M) a Gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth (M 217C).
Sylwadau, awgrymiadau a chwynion
Cysylltwch â'r Arweinydd LlG yn y practis am sylw, awgrym neu gŵyn am sut y prosesir eich data ar thevillagedentalpractice@gmail.com neu 01792 814734 neu drwy ysgrifennu at y practis neu ymweld ag ef yn 61 Heol Newydd, Sgiwen, Castell-nedd, SA10 6HA . Rydym yn cymryd cwynion o ddifrif.
Os ydych yn anhapus â'n hymateb, neu os oes angen unrhyw gyngor arnoch, dylech gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Ei rhif ffôn yw 0303 123 1113. Gallwch hefyd sgwrsio ar-lein gyda chynghorydd. Gall yr ICO ymchwilio i'ch hawliad a chymryd camau yn erbyn unrhyw un sy'n camddefnyddio data personol. Gallwch hefyd ymweld â'u gwefan i gael gwybodaeth am sut i wneud cwyn diogelu data.
Gweithdrefnau ymarfer cysylltiedig
Gallwch hefyd ddefnyddio’r manylion cyswllt hyn i ofyn am gopïau o’r polisïau neu weithdrefnau ymarfer canlynol:
- Polisi Diogelu Data a Diogelwch Gwybodaeth (M 233-DPT), Polisi Caniatâd (M 233-CNS)
- Map Gwybodaeth Sensitif, PIA ac Asesiad Risg (M 217Q), Gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth (M 217C), Cadw Cofnodion (M 215)
Os oes gennych ymholiad neu gais, cysylltwch â’r Arweinydd Llywodraethu Gwybodaeth: John Vaughan yn y Village Dental Practice.
61 Ffordd Newydd, Sgiwen SA10 6HA,
E-bost: thevillagedentalpractice@gmail.com,
Ffôn: 01792 814734.
Diolch. (4/2/25)
